Gestão condominial: Como reduzir custos da manutenção

Realizar uma gestão condominial efetiva não é uma das tarefas mais simples. Principalmente para administradores de condomínio que possuem outro emprego formal e desempenham esta função nas horas vagas.

Uma das maiores dificuldades encontradas pelos administradores de condomínio está relacionada a manutenção das dependências e equipamentos. Seja o seu prédio residencial ou empresarial, garanto que neste momento existe algum item precisando daquela revisãozinha.

Na hora de cortar custos, os responsáveis pela administração condominial caem no erro de economizar justamente na manutenção. Neste artigo vamos apontar as razões pelas quais você não deve fazer isso e vamos te ajudar a fazer cortes onde é realmente necessário.

Como fazer um Planejamento de manutenção em Gestão Condominial

Todo planejamento de gestão condominial em manutenção predial, requer conhecimento da área. Arregace as mangas e comece a estudar todos os documentos referentes ao prédio que você administra. Parece informação óbvia mas não é. Se você costuma delegar tarefas a outra pessoa, vai precisar abrir mão desta estratégia neste momento e checar as informações você mesmo. Segue um guia de itens a serem observados para te ajudar nesta missão:

• Quais são os problemas recorrentes?
• Por que estes problemas são recorrentes?
• O que precisa ser feito para solucionar a questão de uma vez por todas?
• Quanto do meu orçamento pode ser destinado à solução deste problema?
• Posso cortar gastos de outra área para investir em solucionar este problema de uma vez por todas?

Reúna todas as informações obtidas em um folha de papel e use como base para organizar um plano de ação para seu condomínio.

Tipos de manutenção em condomínios

Existem dois tipos de planejamentos de manutenção em condomínios efetivos para qualquer administrador: a manutenção corretiva e a manutenção preventiva.

Manutenção Corretiva em Condomínios

A manutenção corretiva visa reparar ou substituir qualquer equipamento quebrado de uma vez por todas. É aqui que você deve começar. Categorize cada item por nível de urgência e substitua o item defeituoso por um novo. Acredite, esta manobra parece ser dispendiosa agora, mas vai trazer economia a longo prazo.

Manutenção Preventiva em Condomínios

A manutenção preventiva é o que o próprio nome diz: prevenir para não remediar! Ela pode ser realizada mensalmente, bimestralmente ou semestralmente. É necessário que um técnico compareça ao local para verificar portas, janelas, elevadores, alarmes e outros aparatos para prevenir que algum deles falhe em um momento crítico causando dores de cabeça maiores.

A manutenção preventiva é em si mesma uma forma de cortar custos. Eu sei que a princípio não parece, pois o condomínio acaba gastando dinheiro mesmo quando não há problema aparente. Por este motivo muitos síndicos, visando economia, acabam fazendo cortes justamente aqui. É uma faceta bem arriscada… Você pode até economizar durante alguns meses, mas se algum equipamento quebrar vai ter que consertar e em alguns casos substituir, o que pode sair bem mais caro do que a prevenção.

Onde fazer cortes para reduzir os custos?

De acordo com o SECOVI (Sindicato da Habitação) o índice de inadimplência no estado de São Paulo aumentou em 17% em relação ao ano anterior. Cortar custos é uma questão de sobrevivência diante da crise financeira do país. Algumas idéias inovadoras para administração de prédios vêm sendo implantadas em condomínios do país e podem ajudá-lo a economizar.Sugerimos aqui cinco medidas que podem ajudar a reduzir os gastos do seu condomínio:

1. Folha de pagamento

O mesmo órgão (SECOVI)  indica que o campeão dos custos no condomínio é a folha de pagamento dos funcionários. Horas extras e pagamento de direitos trabalhistas fazem com que 40% a 50% do que é arrecadado seja utilizado. Sendo assim é importante evitar a rotatividade de pessoal para não ter que pagar indenizações e rescisões contratuais. Outra maneira de diminuir os custos aqui é observar as horas extra. Elas são realmente necessárias? Qual funcionário costuma deixá-lo na mão gerando gastos a mais com uma substituição? Não seria melhor contratar um folguista do que pagar a hora extra? Vá para ponta do lápis e faça os cálculos!

2. Como economizar energia em condomínio?

Economizar energia ajuda o planeta e o seu bolso, ou no caso, o bolso do condomínio. Seja o chato que apaga as luzes sim! Invista em lâmpadas com sensores e econômicas, desligue o elevador de serviço durante a noite, diminua a quantidade de luzes acesas na portaria durante a madrugada. Sabia que o presidente do HSBC é conhecido por andar pelo escritório principal desligando todas as luzes depois que os funcionários foram embora? Se ajuda o bolso dele com certeza vai ajudar o seu.

3. Dicas para economizar água

Invista na individualização dos hidrômetros, isso parece ajudar na economia de muitos prédios empresariais e residenciais. Mesmo o morador que não é ecologicamente consciente da importância de economizar água do planeta, vai ficar mais cuidadoso quando souber que a sua cota de água pode ser observada por outros moradores.

Faça uma inspeção minuciosa por vazamentos, inclusive visitando os apartamentos. Às vezes um morador não quer ser perturbado por reformas dentro da sua unidade e faz vista grossa para pequenos vazamentos. Imagine um prédio com 20 apartamentos, se cada um destes moradores ficarem sem reportar o problema o valor da conta d’água pode ser astronômico.

Por último, por que não captar água de chuva ou reutilizar a água? Se o seu edifício possui uma tubulação independente para a água das lavanderias é possível desviar esta água para cisternas e utilizá-la nas áreas externas do prédio.

O condomínio pode também adquirir cisternas que devem ser colocadas no teto para captação da água de chuva. Muitos prédios já possuem uma cisterna parecida que bombeia a água da chuva para a rua, neste caso pode ser feita uma reversão da saída para dentro do edifício onde a água pode ser utilizada para regar plantas e lavar o prédio.

4. Evitando a inadimplência de condomínio

A inadimplência de condomínio, como vimos mais acima, aumentou em 17% em relação a 2017. Ela é um problema que todo condomínio enfrenta desde edifícios simples aos mais luxuosos, ninguém está livre dos inadimplentes. A grande realidade é que ninguém gosta de ficar devendo, e quanto mais incentivos receber, mais rápido irá se livrar da dívida. O problema é que geralmente a cobrança de condomínio fica nas mãos da administradora que cobra juro alto e dificulta o pagamento. Converse com o morador, procure saber o que está acontecendo e como ele pode pagar. Seja gentil e tenha empatia. Problemas financeiros podem afetar qualquer um. Ofereça pagamento sem juros e parcele a dívida.

E a número cinco? Bom, a número cinco é a figurinha repetida! A manutenção preventiva mencionada no início do artigo ainda é um fator decisivo na redução de custos de qualquer condomínio. Volta lá e confere de novo!

Dica final: Lembre-se, seja sempre transparente em relação ao cortes e mudanças que está fazendo. Comunique aos condôminos em uma das reuniões de condomínio. Encontrar resistência é normal. Seja ousado, honesto e não tenha medo de inovar.

E você? Já usou algumas das dicas do artigo para reduzir as despesas do seu condomínio? Conta para gente como foi.

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